在大数据时代，数字技术为档案管理注入了新的活力，档案数字化进程不断加快，并逐步由档案实体存储与查阅的“库房时代”迈入突破时空限制的“数字时代”。
为进一步探究群众及社区在档案数字化方面的了解程度与相关经验，近日，安徽师范大学历史学院以“赤子协契，瀚文踔厉”为名的赴南陵中学整理红色校史，探寻皖南文化主题暑期实践团队，聚焦档案管理与数字化转型，以线上问卷调查与社区走访调研的形式开展实践活动。
据了解，此次问卷调查活动面向大众，并紧紧围绕数字档案这一主题，以档案查阅为线，探寻民众对数字档案的了解情况以及安全属性方面的认识。在问卷设计上，团队成员进行了精密的构思：采取题目选项之间相关联的方法进行问卷制作，使问卷在调查的过程中进行初步的分类和筛选；注重数据结构的科学化与多样化，受访者包含多个年龄段；为保证调查样本的研究价值，设计大学生为主要受访群体。
团队成员在线上多个平台进行问卷的投递与发放，共收到了来自全国各地的400多份问卷。在对问卷结果进行整理分析后，实践队员了解到以下内容：首先，数字档案的普及性仍有待提高。接触过数字档案的人仅有57%。且在接触过档案的受访者中，对于数字档案有所了解的仅占63%。其次，人们在查阅数字档案时获取信息有所侧重。在数字档案的查阅中，主要是以个人事务为主的利用者，除此以外，工作考察、信息凭证与学术研究同样是受访者前去档案馆的重要原因。第三，数据保密性的处理存在差异。档案数字化后，与传统档案一般，档案馆对于数字档案的权限开放同样有所限制，而不同档案馆对数据的公开程度各不相同。在被公开的档案中，档案种类在各方面均有涉及，其中科教文卫旅类、国家政务总类和古籍报刊类是公开的数字档案中占比最多的三个类型。第四，档案数字化效益与风险并存。档案数字化无疑给人们提供了便利，但与此同时，受访者们也都意识到，数字化的风险性与它所带来的效益是不可分割的两面，最引起人们注意的便是数字档案的盗版版权问题和网络安全技术问题。
对于这些问题，受访者们也纷纷给出自己的建议，他们认为解决问题的关键点在于技术完善与制度跟进，同时，档案馆和相关机构可以通过加大资金投入、完善相关制度、增加管理人员的重视和增强计算机、网络等相关技术水平来保障数字档案的安全。
团队队长表示，通过采用问卷调研这一形式，队员们在数字档案方面收集了大量的数据成果，并为他们思考南陵中学的档案数字化管理方式提供了有益的参考与启示。
“艰辛知人生，实践长才干”。为进一步了解档案数字化在社区的实际发展状况，团队成员在进行线上调研的同时，将数据分析与实地调研相结合，前往南陵县联城社区党群服务中心采访了书记章强，重点围绕社区群众档案数字化的情况以及相关安全管理进行交流。
团队成员在与书记的交谈中了解到，联城社区档案内容主要是本社区群众档案，且已经全部完成数字化。与一般的采取公司外包的方式不同，联城社区进行档案数字化的方式和资金来源均为政府负责，并由政府专业人员进行具体操作。涉及档案的安全管理方面，同传统的档案管理类似，联城社区按照规定将档案放置于专门的档案室内，并控制档案室的温度和空气湿度，注重防虫防火防盗，严格遵守档案保管制度，为实体档案的存放与查阅筑牢安全之基、搭建便利桥梁。
在交流中，对于联城社区档案安全隐患的存在，书记也予以指出。虽然联城社区群众档案的数字化已经全面实现，但与之相应的电子档案的安全建设仍有所缺陷。社区并没有进行局域网等安全管理措施，因此在网络安全方面存在较大隐患，提高了数字档案风险事件发生的可能性。对此，章强书记也表示，今后联城社区会加强网络安全建设，采取有力措施提高数字档案的安全性。
通过此次调研，实践队员发现在大数据的今天，档案数字化已经成为大势所趋，便捷性、资源共享性、高效率性等优势是其被选择的原因之一，但安全问题仍是不容忽视的一道难题。
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