每年,总有一些大学毕业生不知道自己的档案如何存放,最终成为“弃档族”,导致其今后就业、评职称等环节遇到诸多不必要的困难。专家认为,当前一方面应该强化社会、学校和毕业生个人的档案意识,要求有关部门和高校严格执行档案管理法规,另一方面应该加快推动毕业生纸质档案信息化步伐,将各部门掌握的个人信息统一整合成高效实用的“大档案”,为全社会人才开发和流动、诚信体系建设等工作提供更好的支撑。
档案去哪儿了?——要么自己拿要么不知所踪
李佳斌已经从河南省某高校毕业四年,这期间一直自己保管档案。他说,如果不去体制内单位,根本没有人找你要档案。“从来没有单位要过档案,自己保管多方便,还不用花钱。”
我国《流动人员人事档案管理暂行规定》规定,流动人员人事档案管理机构为县及县以上党委组织部门和政府人社部门所属的公共就业和人才服务机构,并严禁个人保管人事档案。
然而记者在采访中了解到,很多毕业生并不清楚档案应该如何存放,要么自己拿着,要么根本不知道放在哪里。
一些学校为了省事省钱,将档案密封后违规交给毕业生个人,之后便不再管理;一些毕业生因为所在单位没有资格接收档案,或者不要求档案审查,从毕业之日起,档案一直躺在毕业生家里睡大觉;还有一些毕业生因出国深造,或急于找工作,未办理任何户档转移或保存手续,一走了之;另一些毕业生是先前申请将户口档案暂存在学校,暂存期满后仍有一些学生对自己的户档不闻不问。
档案有什么用?——体制外单位利用率较低
人事档案本是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的,记录和反映个人经历、德才能绩和工作表现,个人身份、学历、资历等方面的重要依据。毕业生的人事档案由其学籍档案转化而来。
然而记者调查发现,毕业生档案由于内容单一,体制外的单位利用率较低。
高校毕业生学籍档案里装有普通高考考生电子档案、高等学校毕业生登记表、大学学习成绩单、党团材料、奖惩材料、学生体格检查表、报到证等文字材料。
不少用人单位负责人表示,这些材料不能全面反映毕业生的个人情况,比如托福、雅思等英语考试成绩、个人信用情况等信息,都不能反映;另外很多表格都是学生自己填写,学校负责盖章,真实性很难把握。
于是这直接造成了很多用人单位不再看毕业生档案的后果。
吉林省人才市场档案管理负责人表示,对于非国有单位,工资、职务都由单位内部自行确定,只有变动工作调到国有单位,档案才直接关系到个人的切身利益。
此外,一些人才市场长期从事档案管理工作的人士表示,纸质档案不易保存,浪费了大量纸张,档案转接还要花费不少的费用,不仅仅是档案管理机构有负担,也给毕业生增添了经济压力。
电子档案有多远?——与征信等信息整合成数据库
鉴于目前毕业生人事档案的现状,专家建议高校强化档案管理工作的就业服务功能,使得用人单位通过档案渠道充分了解毕业生的情况,增加毕业生的就业竞争力。
北京师范大学档案馆馆员徐宏江认为,一方面,应该实现档案的电子化和网络化,符合条件的用人单位可以通过档案管理平台账号及时、快捷地查询意向人选不涉及隐私的档案信息;另一方面,国家有关部门应推动高校毕业生档案与中国人民银行征信、诚信档案、学籍信息等系统整合。
事实上,我国人社、教育等部门和很多高校都建设了一定规模的学生信息数据库,但比较分散。“如果国家能够将这些数据库统一整合起来,把各种个人信息数据库相衔接,就可以建成全面的个人档案信息系统,既有利于各部门的信息共享,也将最终使得毕业生受益。”吉林省高校毕业生就业指导中心综合业务部部长范志杰说。
此外,专家还建议,有关部门应要求高校必须严格执行档案转递制度,并提醒毕业生尽快将档案转至单位或就业服务部门及人才代理机构等人事部门,避免给自己的未来的工作和生活带来不便。
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